Avant toute réunion du Codex les concernant, les délégations doivent se procurer les documents pertinents auprès de leurs points de contact respectifs ou sur le site web du Codex, afin de se familiariser avec les sujets traités. Les documents de travail étant distribués exclusivement par l'intermédiaire du site web du Codex et n'étant pas fournis lors des réunions – à la seule exception des documents de séance –, les délégués doivent apporter leurs exemplaires personnels en séance.

Les différents types de document sont les suivants: lettres circulaires, invitation et ordre du jour provisoire, documents de travail et documents d'information. Après les réunions, le rapport correspondant est distribué par voie électronique. Les rapports, les textes définitifs et les publications sont disponibles sur le site web du Codex.

Invitation

L'invitation contient un certain nombre de renseignements tels que la date, l'heure et le lieu de la réunion. Les invitations ne sont pas personnalisées. Les noms du représentant et des autres membres de la délégation doivent être communiqués par l'intermédiaire du point de contact du Codex aussitôt que possible et, en tout état de cause, au moins 30 jours avant la réunion. 

Obtention d’un visa

Il incombe aux participants de s'assurer qu'ils sont en possession des documents de voyage nécessaires, y compris les visas. Les participants qui ont besoin d'un visa d'entrée doivent donc en faire la demande le plus tôt possible. Les points de contact du Codex dans les pays hôtes peuvent indiquer l'emplacement des ambassades ou des consulats, mais ne sont pas habilités à transmettre les demandes de visa.

Fonds fiduciaires

Le nouveau Fonds fiduciaire FAO/OMS du Codex ne facilite plus la participation physique aux réunions du Codex. Les pays qui remplissent les conditions requises au titre du nouveau Fonds fiduciaire doivent présenter une demande d'aide pour le renforcement des structures nationales du Codex en répondant à un «appel à candidatures». Pour en savoir plus sur le Fonds fiduciaire du Codex, prière de consulter le site web dédié.

Pour toute communication et information: 
codextrustfund@who.int;

Ordre du jour provisoire

L’ordre du jour provisoire est établi par le Secrétariat du Codex, au nom du Directeur Général de la FAO et du Directeur Général de l’OMS, en collaboration avec le président. Il inclut un calendrier provisoire concernant le déroulement de la réunion, y compris les élections.

Documents de travail

Le Secrétariat du Codex est chargé de l'élaboration des documents de travail et de leur distribution. Les documents de travail servent de base aux débats et sont distribués, si possible, au moins deux mois avant la réunion.

Tous les documents de travail inscrits à l'ordre du jour portent la cote CX/CAC, suivie de chiffres correspondant à l'année, au numéro de session et enfin au numéro consécutif attribué au document.  Parmi les documents de travail figurent les rapports des organes subsidiaires qui se sont réunis depuis la session précédente de la Commission.

Documents d’information

Les documents établis à titre d’information portent la cote INF.

Documents de séance

Les observations reçues après la date prescrite ou les documents non sollicités sont distribués pendant la session elle-même, sous l’appellation de documents de séance (CRD) numérotés consécutivement, sous la référence LIM. Les CRD présentent l’inconvénient d’être distribués aux seuls membres et observateurs présents à la réunion et le plus souvent uniquement dans leur langue originale. Qui plus est, ces documents risquent de ne pas être pleinement pris en compte, dans la mesure où les membres et observateurs n’ont pas toujours le temps ou la capacité d’évaluer leur contenu et de prendre position. Les membres et observateurs sont donc délais indiqués dans la lettre circulaire.

Documents importants à apporter à chaque réunion du Codex

• Invitation, ordre du jour provisoire et autres documents de travail;
• Rapport(s) de la(des) dernière(s) session(s) du comité du Codex ou du groupe spécial se réunissant;
• Compte rendu de mission (rapport personnel) du chef de la délégation ayant assisté à la session précédente;
• Manuel de procédure du Codex;
• Une note de synthèse destinée au chef de délégation dans laquelle est indiquée la position de la délégation en ce qui concerne les points pertinents de l’ordre du jour et des observations y relatives;
• tout autre document pertinent, tel que le rapport de la dernière session de la Commission et du Comité exécutif.

Contenu

Ouverture de la session

Les sessions sont généralement ouvertes par un haut représentant du pays hôte du comité, ou des organisations mères, la FAO et l’OMS, pour les sessions du CCEXEC et du CAC.

Après l’ouverture, le président procède à l’adoption de l’ordre du jour. Une fois les observations sur l’ordre du jour provisoire examinées, le président demandera au comité d’adopter l’ordre du jour provisoire ou l’ordre du jour modifié comme ordre du jour de la session.

Rôle du président

Le président veille à ce que tous les points inscrits à l’ordre du jour soient pleinement débattus, y compris les observations écrites des membres et des observateurs absents de la session. À intervalles réguliers au cours de l’examen de chaque point de l’ordre du jour, le président résumera les points soulevés et les progrès accomplis. Le président veille à ce que les conclusions des débats soient clairement présentées à l’assemblée plénière. Le président peut demander que le libellé d’une conclusion particulière soit affiché sur un écran afin d’en garantir la clarté, en particulier pour ceux qui suivent les discussions dans différentes langues.

Comment les décisions sont-elles prises ?

Chaque réunion s’efforcera de parvenir à un accord par consensus sur les questions à l’examen. Au niveau du comité, un président peut inviter les parties ayant des points de vue divergents sur une question à se rencontrer de manière informelle pendant la réunion afin de tenter de résoudre les divergences d’opinion.

• Voir le Manuel du président du Codex

Lors des réunions de la CAC, les décisions d’adopter ou de modifier des normes peuvent également être prises par vote uniquement si les efforts visant à parvenir à un consensus ont échoué. Un vote peut également avoir lieu pour l’adoption d’amendements au Règlement intérieur (pour en savoir plus, consultez le Manuel de procédure de la Commission du Codex Alimentarius, section I, règle VIII « Vote et procédures »).

Qui peut prendre la parole?

Les membres et observateurs sont autorisés à intervenir sur les questions examinées. Normalement, c’est le chef de délégation qui prend la parole mais, avec l’autorisation du président, un autre membre de la délégation peut s’exprimer (sur des questions techniques, par exemple). Les observations sont toujours adressées au président. Le protocole stipule que les membres s’expriment avant les observateurs et que les délégations ne peuvent prendre la parole que lorsque le président la leur donne.

Comment une délégation manifeste-t-elle son désir de prendre la parole?

Les délégations indiquent leur désir de prendre la parole en brandissant la plaque portant le nom de leur pays ou de leur organisation et en la maintenant verticale jusqu’à ce que le président y réponde.

À combien d’interventions un pays a-t-il droit?

Il n’existe aucune règle au sein du Codex concernant le nombre et la durée des interventions. L’usage veut que les délégations interviennent une fois sur chaque question, bien qu’une seconde intervention soit possible, à la discrétion du président, notamment pour préciser un point ou répondre à une question posée par une autre délégation.

Il importe que les interventions soient brèves et concises (une ou deux minutes maximum) et que l’orateur s’exprime de manière posée pour permettre une interprétation simultanée claire et fidèle. Si une délégation a l’intention de lire à haute voix des observations écrites figurant dans l’un des documents de travail, elle doit l’annoncer dès le début de son intervention.

Un projet de rapport résumant les débats de la session est établi par le Secrétariat du Codex en vue de son examen le dernier jour de la session. Il est d’usage, selon la charge de travail, de réserver l’avant-dernier jour de la session à la rédaction du rapport (autrement dit de ne pas prévoir de séance plénière ce jour-là). Le projet de rapport est distribué assez tôt le dernier jour de la session (généralement une heure avant son adoption) pour que les délégués puissent prendre connaissance de son contenu.

Le rapport étant le document officiel de la réunion du Codex, il est indispensable que les délégations le lisent avec soin afin de s’assurer qu’il reflète bien les vues, les recommandations et les conclusions de la réunion. Pour assurer la concision du rapport final, les vues ou opinions qui y sont résumées ne sont pas toujours expressément attribuées aux délégations et observateurs les ayant formulées.

Au cours de l’examen du projet de rapport, le président annonce à haute voix chaque paragraphe ou section du rapport. Ceci permet aux délégations qui souhaitent en modifier le texte d’intervenir au moment approprié. Leur intervention doit consister à proposer des changements concrets (ajouts ou suppressions, par exemple). À ce stade, il n’est pas possible de rouvrir le débat, ni de mentionner dans le rapport ce qui n’a pas été dit pendant le débat.

L’adoption du rapport fait partie intégrante de l’ordre du jour de la session et toutes les délégations sont priées d’y participer.

Une fois adopté, le rapport devient le document officiel de la session de la Commission.

Le Secrétariat distribue le rapport final, traduit dans toutes les langues de travail de la Commission, à tous les Services centraux de liaison avec le Codex. Le rapport est également affiché sur le site web du Codex.